In Zeiten der Digitalisierung wettbewerbsfähig bleiben, wie geht das? Damit kleine und mittelständische Unternehmen dieses Ziel erreichen, geht der Schritt hin zum Digital Office. Die notwendige Hardware: Multifunktionsdrucker.
Warum mittelständische Unternehmen Multifunktionsdrucker benötigen
Warum ein Multifunktionsdrucker als Hardware im Büro nicht fehlen darf? Das reine „Papierbüro“ hat langsam ausgedient. Denn Informationen auf Papier weiterzugeben und aufzubewahren, kostet viel Zeit und Platz.
Dagegen bedeutet die Digitalisierung von Dokumenten einen Gewinn an beidem. Digitalisierte Rechnungen oder Verträge:
- sind für Mitarbeiter mit Zugriffsrechten stets griffbereit
- nehmen keinen Platz in einem Aktenschrank weg
- können in Sekundenschnelle verschickt und abgerufen werden
- erlauben den ortsunabhängigen Zugriff
Allerdings nimmt das Eintippen von Rechnungs- oder Vertragsdaten Zeit weg. Schlimmer noch: Fehler können sich bei der händischen Dateneingabe einschleichen.
Ein Multifunktionsdrucker löst beide Probleme, wenn er einen integrierten Scanner besitzt. Dieser digitalisiert Dokumente innerhalb von Sekunden.
Anschließend gelangen die gescannten Informationen dank eines Dokumentenmanagementsystems automatisch in den dafür vorgesehenen Ordner. Lästiges Tippen und Sortieren entfällt, sodass sich Mitarbeiter anderen Aufgaben widmen können.
MFP im digitalen Büro – was die Hardware können sollte
Multifunktionsprinter – kurz MFP – erfüllen mehrere Aufgaben in einem. Sie drucken, scannen und kopieren. Viele Modelle faxen. Für kleine und mittelständische Unternehmen sind diese Funktionen nützlich. Sie reichen jedoch noch nicht für den Einstieg ins digitale Büro.
Wer sich auf einen Drucker mit Scan- und Kopierfunktion beschränkt, muss digitalisierte Informationen noch immer selbst sortieren.
Abhilfe schaffen Multifunktionsdrucker, die Teil eines Dokumentenmanagementsystems sind. Dieses DMS:
- gibt einen Überblick über alle gescannten und gespeicherten Dokumente
- zeigt den Status von Scan- und Drucksachen an
- speichert Informationen ab und sortiert sie automatisch
Arbeiten Multifunktionsdrucker und Dokumentenmanagementsystem Hand in Hand, entstehen automatisierte Workflows.
Um diese den Unternehmensbedürfnissen noch stärker anzupassen, kommen ECM-Systeme im digitalen Büro infrage. Mit dem Enterprise Content Management schaffen sich KMU ihre Ordner- und Ablagestrukturen nach Maß.
Fazit: MFP gehören zum digitalen Büro
Die Basis für das Digital Office bildet die richtige Hardware. Ein Multifunktionsdrucker scannt und digitalisiert Papierdokumente im Handumdrehen. Er ebnet den Weg, um digitale Workflows im Büro zu integrieren.
